Clubreglement

Beste ouders, gymnasten en leden,

Voor een vlotte organisatie binnen onze club, vragen we vriendelijk onderstaande afspraken na te lezen en tevens na te leven. Alvast bedankt voor jullie inzet en verantwoordelijkheid.

1. Inschrijvingen en betaling lidgeld

Ieder nieuw lid heeft recht op één gratis proefles. Nadien is een lidmaatschap vereist om verdere deelname veilig te stellen. Inschrijven gebeurt via de website. Pas na betaling is je inschrijving definitief. Het lidgeld omvat administratiekosten, aansluiting bij de Gymnastiek Federatie, verzekering voor lichamelijke ongevallen, het lessenpakket en een wedstrijdlicentie (enkel van toepassing voor wedstrijdgymnasten).

De tarieven werden door het bestuur vastgelegd en staan per groep vermeld op de website.

De betaling dient te gebeuren voor 1 oktober. Nadien kan de lesgever je de toegang tot de les ontzeggen tot wanneer de betaling in orde is. Dit om de veiligheid en verzekering te garanderen. . Een niet verzekerd sportongeval kan je anders een pak geld kosten!

Gelieve de train(st)er in te lichten over eventuele gezondheidsproblemen bij uw zoon of dochter (epilepsie, astma, diabetes, ...).

2. Terugbetalingen

Het volledig lidgeld wordt enkel terugbetaald indien na de proefles is besloten om de activiteit stop te zetten en dit bij tijdig verwittigen van het secretariaat ten laatste voor 1 oktober.

Andere terugbetalingen van het lidgeld worden niet toegestaan, ook niet bij langdurige blessures.
Indien lessen niet kunnen doorgaan omwille van overmacht geeft dit geen aanleiding tot compensatie of terugbetaling.

3. Lidkaart

Na betaling van het lidgeld, ontvangt iedere gymnast een digitale lidkaart van de Gymnastiek Federatie. Deze kan gedownload worden op je persoonlijke Gymfed profiel. Opgelet! Hiervoor dien je eenmalig in te loggen met dezelfde gegevens van het online inschrijven. Op vertoon van deze lidkaart kan je aan verminderde toegangsprijzen deelnemen aan Gymfed activiteiten. https://www.gymfed.be/login

4. Administratie

Het TKO secretariaat dient van elke adreswijziging of wijziging van telefoonnummer en emailadres op de hoogte worden gebracht. Dit via mail naar info@tkoostakker.be

Voor de tussenkomst van de mutualiteit, krijgt het lid na betaling van het inschrijvingsgeld, een attest via mail toegestuurd. Dit attest kan u binnenbrengen bij het desbetreffende ziekenfonds. Het attest kan tevens gedownload worden op je persoonlijk Gymfed profiel.

5. Ongevallen

Als lid ben je verzekerd bij ongevallen. Het aangifteformulier van het sportongeval kan gedownload worden via onderstaande link: https://www.gymfed.be/over-gymfed/een-ongeval-wat-nu

Het ingevulde medisch attest en de aangifte sportongeval dient afgegeven te worden aan de lesgever binnen de 5 dagen na het ongeval. Het TKO secretariaat volgt dit verder voor je op.

6. Aanwezigheid en stiptheid

De lessen starten op tijd. De gymnasten dienen 5 minuten voor de aanvang van de les aanwezig te zijn, dit voor het klaarzetten van de toestellen. Na het omkleden begeven de gymnasten zich onmiddellijk in de zaal en blijven ze niet nodeloos in de kleedkamer rondhangen.

De lessen stoppen eveneens op tijd. Na de les zorgen wij niet voor opvang. De gymnasten worden op het einde van de les op tijd afgehaald. De gymnasten verlaten de zaal niet, vooraleer zij daartoe de toestemming van de lesgever hebben gekregen.

Gymnasten uit de wedstrijdgroepen worden op elke training verwacht aanwezig te zijn. Indien dit uitzonderlijk niet het geval is, dient de lesgever op voorhand verwittigd te worden.

Door omstandigheden (staking, SVS activiteiten e.d.) kan het gebeuren dat de sporthal niet vrij is en één turnles of meerdere turnlessen moeten afgelast worden. Het TKO bestuur of lesgever brengt de ouders en de leden hiervan zo vlug mogelijk op de hoogte.

7. Gedrag

Een gymnast wordt geacht te luisteren naar de lesgever en de afspraken na te leven. We wensen er voor te zorgen dat alle gymnasten plezier beleven aan hun hobby: we zullen niet toelaten dat gymnasten een vernederende of minachtende houding aannemen ten aanzien van lesgevers of medegymnasten. Indien een gymnast het normale lesverloop verstoort zal hij of zij van de lessen uitgesloten worden.

Ouders dienen de coaching over te laten aan de lesgevers en we rekenen op hun medewerking voor een motiverend en ondersteunend klimaat.

8. Kledij

Omkleden gebeurt steeds in de kleedkamers. Gymnasten dragen sportieve, aansluitende kledij (voorbeeld: turnpak, shortje, T-shirt, topje, …). Er wordt geturnd op blote voeten of turnpantoffels. Opgelet! De freerunners zijn verplicht sportschoenen te dragen met witte zool. Achtergelaten kledij kan je steeds opvragen bij de zaalwachter.

· Het haar is netjes samengebonden. Armbanden, ringen, juwelen ed. worden niet gedragen tijdens de les. Het gebruik van GSM, Ipad en Iphone is niet toegestaan tijdens trainingen en wedstrijden.

Laat geen waardevolle voorwerpen achter in de kleedkamer. De club is niet verantwoordelijk voor diefstal. 

De clubkledij is te verkrijgen via winkeltje@tkoostakker.be of in de eerste 2 weken van het seizoen in de sporthal.

9. Gebruik sporthal

De sporthal en de kleedkamers worden proper gehouden: lege flesjes worden in een vuilnisbak gedeponeerd! Eten en drank zijn niet toegelaten in de sporthal, uitgezonderd een flesje water. Ook het gebruik van kauwgom is niet toegelaten tijdens de les.

De verdeling van de kleedkamers hangt uit in de inkomhal van de sporthal. Er kan gebruik gemaakt worden van de douches na de training in de kleedkamers.

Wanneer leden moedwillig schade toebrengen vallen de herstellingskosten of de schadeloosstelling volledig ten laste van het lid of van de ouders van het lid.

10. Evenementen

Onze club organiseert tal van evenementen. Alle praktische info hierover wordt tijdig gecommuniceerd via mail en sociale media. Alle leden zijn steeds van harte welkom. We zijn steeds op zoek naar helpende handen, interesse? Contacteer ons via info@tkoostakker.be

11. Wedstrijden

Gymnasten uit de wedstrijdgroepen worden geacht deel te nemen aan de wedstrijden. Data en dagindeling worden tijdig gecommuniceerd door de trainer en zijn tevens te vinden op www.gymfed.be

Een wedstrijdgymnast is verplicht het wedstrijdturnpak en training aan te kopen.

Wanneer een gymnast ingeschreven is voor een wedstrijd en niet aanwezig kan zijn dient er een doktersattest afgegeven te worden aan de lesgever binnen de 5 werkdagen. Zoniet, wordt de boete van €50, aangerekend door Gymnastiek Federatie, doorgerekend naar de ouders.

12. Contact

Bij vragen of problemen, aarzel niet ons te contacteren. We helpen jullie graag verder. info@tkoostakker.be
Indien er problemen en/of vragen zijn dan kunnen die altijd met de lesgevers besproken worden na de les.

Privacyverklaring

Algemeen
Turnkring Oostakker hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring geeft helder en transparant informatie over hoe Turnkring Oostakker met de persoonsgegevens omgaat. Er wordt alles aan gedaan om uw privacy te waarborgen en Turnkring Oostakker gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. Turnkring Oostakker houdt zich steeds aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation)Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:

Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

De verwerking van uw persoonsgegevens zijn strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Uw uitdrukkelijke toestemming is vereist voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens én dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.

Turnkring Oostakker is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Naam club: Turnkring Oostakker
Adres: Kerkkouterrede 46A, 9070 Destelbergen
Emailadres: info@tkoostakker.be

Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt ?
Turnkring Oostakker verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van Turnkring Oostakker. (uitvoering van de overeenkomst)
Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)
Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)
Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van Turnkring Oostakker (gerechtvaardigd belang)
Deelname aan internationale wedstrijden & stages(gerechtvaardigd belang)

Welke gegevens worden verwerkt?
Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.
Identificatiegegevens: 
Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, gender
Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: 
identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)
Persoonlijke kenmerken:
(Sporttechnische) diploma’s
Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties GymnastiekFederatie Vlaanderen

Verstrekking aan derden.
De gegevens die u aan Turnkring Oostakker verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven doeleinden.

Zo worden onder meer de gegevens verstrekt aan een derde (verwerker) voor:
Ethias: Verwerking ongevalsdossiers
Lokale overheid: Het bekomen van subsidies
Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarme Turnkring Oostakker een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten.
In de verwerkersovereenkomst worden de nodige en afdwingbare afspraken opgenomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens, voor de intrekking van die toestemming.Gegevens worden doorgegeven aan:
Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOC, FIG, UEG, FIG-members & UEG-members voor deelname aan internationale stages & wedstrijden.

Minderjarigen.
Turnkring Oostakker verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij Gymfed geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan Gymfed om bovenvermelde gegevens te verwerken.

Bewaartermijn.
Turnkring Oostakker bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Turnkring Oostakker verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.

Beveiliging van de gegevens.
Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Turnkring Oostakker kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.
• Turnkring Oostakker hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.
• Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.
• Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.
• De medewerkers van Turnkring Oostakker zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens.
U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die Turnkring Oostakker heeft ontvangen. Via het hoger vermeld adres kan u de organisatie contacteren. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit onmiddellijk na het beëindigen van het seizoen.

Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door de federatie of een van haar medewerkers.

U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de federatie te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij. Turnkring Oostakker kan vragen om u te legitimeren voordat er gehoor wordt gegeven aan voornoemd verzoek.

Klachten.
Mocht u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens dan wordt er aangeraden om onmiddellijk contact op te nemen met Turnkring Oostakker

U kan steeds een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring.
Turnkring Oostakker kan de privacyverklaring steeds wijzigingen.
De laatste wijziging gebeurde op 14/ 05/ ’18 (datum).